Tietosuojaseloste
Rekisteri- ja tietosuojaseloste, Sydänmaan lomamökit Ay:n asiakasrekisteri
Tämä on Sydänmaan lomamökkien henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 19.5.2018, päivitetty 6/2022 ja 10/2026.
1. Rekisterinpitäjä
Rekisterin pitäjä on Sydänmaan lomamökit Ay 2320835-7
Hukkalantie 585, 61170 Sääskiniemi
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Tarmo ja Ulla Niemi
045_1315883
ull.niemi(at)nic.fi
3. Rekisterin nimi
Sydänmaan lomamökit asiakasrekisteri
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Sydänmaan lomamökit Ay kerää ja käsittelee henkilötietoja ainoastaan lain sallimalla tavalla. Kerääminen ja käsittely voi tapahtua pääosin esimerkiksi varauksen tai majoittumisen aikana.
Sydänmaan lomamökit Ay käyttää henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:
Hallinnoidakseen, tarjotakseen, kehittääkseen ja ylläpitääkseen palveluita
Käsitelläkseen palveluita koskevia varauksia ja tilauksia
Ollakseen yhteydessä asiakkaisiin esimerkiksi tekstiviestitse, muiden mobiilisovellusten välityksellä tai sähköpostitse
Määrittääkseen vikoja, optimoidakseen teknologiaa ja mahdollistaakseen yhteydenoton varausta tai palveluiden toteuttamista koskevissa ongelmatilanteissa
Analysoidakseen ja parantaakseen palveluiden laatua ja palvelukokemusta
Yksilöidäkseen asiakkaiden kanssa käytyä palveluita koskevaa viestintää, esimerkiksi lähettämällä asiakkaan pyytäessä tarjouksia
Analysoidakseen palveluiden tilastoja ja käyttäjien käyttäytymistä
Parantaakseen asiakkaiden etuja ja palvelukokemusta muilla tavoilla, joita uskomme asiakkaiden arvostavan
Lisäksi, matkustajatietoja käsitellään yleisen järjestyksen ja turvallisuuden ylläpitämiseksi, rikosten ennalta ehkäisemiseksi ja selvittämiseksi ja tilastojen laatimiseksi
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle:
Rekisteriä käytetään asiakassuhteen hoitamiseen sekä markkinoinnin, myynnin ja muiden liiketoiminnallisten päätösten tietolähteenä.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus perustuu henkilötietolain 8 §:ään. Henkilötietoja käsitellään henkilötietolain sallimissa ja edellyttämissä rajoissa.
Henkilön antama suostumus henkilötietojen käyttöön, kun henkilö tilaa Sydänmaan lomamökeiltä tarjouksen tai hän tekee varauksen.
Suomen laki 28.4.2006/308~ majoitus ja ravitsemistoiminnasta, velvoittaa matkustajatietojen keräämiseen ja säilyttämiseen ja mahdollistaa asiakaspalvelun edellyttämät yhteydenoto ja asiakassuhteen ylläpidon.
Sydänmaan lomamökit Ay ei käytä matkustajailmoitusten tietoja markkinointiin.
5. Rekisterin tietosisältö
Asiakasrekisteriin
tallennettavia tietoja ovat:
henkilön nimi, yritysksenorganisaation nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite, y-tunnus
tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista
laskutustiedot ja muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot.
majoitustoimintaa koskevan lainsäädännön edellyttämät matkustajatiedot
verkkosivuston käyttöä koskevat tekniset tiedot ja evästetiedot silloin, kun niiden käsittelyyn on asianmukainen peruste
Tiedot säilytetään laskutusjärjestelmässä toistaiseksi ja poistetaan mikäli asiakas pyytää henkilötietojensa poistamista.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta sähköpostitse, puhelimitse, verkkopalvelun kuten Nettimökki.com lomakkeista, Sydänmaan lomamökkien kotisivujen yhteydenotto lomakkeesta, sopimuksista, asiakastapaamisista, matkustajailmoituksista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.
Vuokramökeillä majoittuvista henkilöistä kerätään matkustajailmoituksia (Suomen laki 28.4.2006/308 "Laki majoitus- ja ravitsemistoiminnasta). Majoitustoiminnan harjoittaja on vastuussa siitä, että matkustajasta tehdään matkustajailmoitus. Ryhmämatkalle osallistuvista matkustajista voidaan tehdä yhteinen matkustajailmoitus. Ilmoituksesta on käytävä ilmi majoitustoiminnan harjoittajan toiminimi, yritys- ja yhteisötunnus sekä majoitusliikkeen käyntiosoite. Matkustajailmoituksessa on mainittava seuraavat tiedot (matkustajatiedot):1) matkustajan täydellinen nimi ja suomalainen henkilötunnus tai tämän puuttuessa syntymäaika sekä kansalaisuus;2) matkustajan mukana olevan puolison sekä alaikäisten lasten täydelliset nimet ja suomalaiset henkilötunnukset tai niiden puuttuessa syntymäajat;3) matkustajan osoite;4) maa, josta matkustaja saapuu Suomeen;5) matkustajan matkustusasiakirjan numero; sekä6) matkustajan majoitusliikkeeseen saapumispäivä ja lähtöpäivä, jos se on tiedossa.Lisäksi matkustaja voi ilmoittaa matkustajailmoituksessa, tapahtuuko majoittuminen vapaa-ajanvieton, työn, kokouksen vai muun syyn takia.Mitä 1 momentin 1 ja 3 kohdassa säädetään, koskee myös sellaista 1 §:n 2 momentin 10 kohdassa tarkoitettua ryhmämatkan johtajaa, joka toimii matkanjärjestäjän edustajana. Mitä 1 momentin 4 kohdassa säädetään, ei koske matkustajaa, jonka asuinpaikka on Suomi. Mitä 1 momentin 5 kohdassa säädetään, ei koske Pohjoismaan kansalaista eikä matkustajaa, jonka asuinpaikka on Suomi.Matkustajan on vahvistettava matkustajailmoituksen matkustajatiedot allekirjoituksellaan. Ryhmämatkan johtaja voi kuitenkin ryhmämatkalle osallistuvien matkustajien puolesta allekirjoittaa 1 momentissa tarkoitetun yhteisen matkustajailmoituksen. Edellä 1 momentin 2 kohdassa tarkoitetun henkilön ei tarvitse allekirjoittaa matkustajailmoitusta.Fyysisiä matkustajakortteja säilytetään lain mukaan vuosi, jonka jälkeen ne tuhotaan.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tietoja ei erikseen luovuteta eteenpäin ja ne jäävät ainoastaan rekisterinpitäjälle, Sydänmaan lomamökeille. Matkustajatiedot luovutetaan pyydettäessä lain määräämille viranomaisille. Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Tilitoimisto hoitaa Sydänmaan lomamökkien laskutuksen kirjanpidon, tilitoimisto ei käytä laskutuksesta esiin tulleita tietoja muutoin.
Käytämme sivustollamme evästeitä ja muita vastaavia tekniikoita. Eväste on tekstitiedosto, jonka selain tallentaa käyttäjän päälaitteelle. Evästeet sisältävät nimettömän yksilöllisen tunnisteen, jonka avulla voidaan tunnistaa ja laskea sivustolla vierailevat eri selaimet. Evästeiden ja muiden vastaavien tekniikoiden tarkoituksena on analysoida ja kehittää palveluja edelleen käyttäjiä paremmin palveleviksi. Käyttäjä voi hallinnoida suostumustaan verkkosivulla olevan evästetyökalun kautta.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
Emme vastaa niistä tiedoista joita kolmannen osapuolen toimijat, kuten esimerkiksi internetin varaussivustot tai matkatoimistot keräävät ja säilyttävät majoitusvarauksiin liittyen. Vastaamme vain Sydänmaan lomamökeille toimitetusta tiedosta.
1.Manuaalinen aineisto
Jos sähköisesti tallennetusta rekisteristä tulostetaan manuaalista aineistoa, aineisto säilytetään lukitussa tilassa, johon asiattomilta on pääsy estetty. Ainoastaan rekisterinpitäjällä ja lain määräämillä viranomaisilla on aineiston käyttöoikeus.
2.Sähköisille laitteille talletetut tiedot
Rekisteri sijaitsee Sydänmaan lomamökkien, joka on sijoitettu Sydänmaan lomamökit Ay:n toimistoon osoitteessa Hukkalantie 585, 61170 Sääskiniemi. Rekisteritietoihin pääsee käsiksi ainoastaan rekisterinpitäjä. Kirjautuminen vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan.
9. Tarkastusoikeus sekä oikeus vaatia tiedon poistamista tai korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
10. Rekisterin tietojen säilytysaika
Rekisteriin kerättyjä henkilötietoja säilytetään vain tarvittava aika, jotta Sydänmaan lomamökit voi täyttää tässä selosteessa kuvatut käyttötarkoitukset. Lisäksi joitain tietoja voidaan säilyttää kauemmin niiltä osin kuin se on tarpeen laissa asetettujen velvollisuuksien, kuten kirjanpitoa ja kuluttajakauppaa koskevien vastuiden, toteuttamiseksi ja niiden asianmukaisen toteuttamisen näyttämiseksi.
11. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä. Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
Tarkastus-, korjauspyynnöt ja kiellot itseään koskeviin tietoihin liittyen osoitetaan:
Sydänmaan lomamökit Hukkalantie 585 61170 Sääskiniemi
ull.niemi(at)nic.fi